Muutokset organisaatiossa eivät tapahdu itsestään – ne jalkautuvat arkeen esihenkilöiden kautta. Vaikka heidän roolinsa on keskeinen, se on myös kuormittava ja usein ristipaineen keskellä tehtävä. Esihenkilöiden tehtävää varsinkin muutostilanteissa on siksi syytä tukea hyvin ja osana hyvin johdettua muutostilannetta.
Työpaikoilla tapahtuvat muutokset saapuvat johdolta yleensä ensimmäisenä esihenkilöiden pöydälle. Heidän joskus epäkiitollinenkin tehtävänsä on jalkauttaa ne strategiselta tasolta osaksi työyhteisön päivittäistä tekemistä.
Tehtävä on vaikea mutta sitäkin tärkeämpi.
”Esihenkilö on muutoksessa tietyllä tavalla käytännön toteuttaja, joka vie muutosta arkeen omille tiimeilleen eteenpäin ja on viestinviejä keskellä muutosta”, kuvailee Baronan henkilöstöjohtaja Tia Nyman Sarasen aluejohtajan Anu Kontusen vetämässä keskustelussa.
Nyman kutsuu esihenkilöitä myös sillanrakentajiksi strategisten tavoitteiden ja arjen käytäntöjen välillä. Koska arkiset muutokset vaikuttavat usein nimenomaan tiimiläisten työntekoon, esihenkilön tehtävänä on myös kuunnella alaistensa kokemuksia ja tunteita sekä auttaa niiden käsittelyssä.
Tilanne voi olla valtavan kuormittava, sillä kasvavan työkuorman lisäksi esihenkilöön saattaa kohdistua kovakin paine sekä ylä- että alapuolelta. Toisaalta ylempi johto vaatii tuloksia, ja toisaalta tiimiläisillä on paljon odotuksia, toiveita ja kysymyksiä.
”Voi olla hetkiä, että ei ole kysymyksiin vastauksia”, Nyman huomauttaa.
Ydinhaaste on Nymanin mukaan se, että koska esihenkilö on muutoksen kasvot moneen suuntaan, tilanteessa voi syntyä ristipainetta. Pomon on vietävä muutoksia eteenpäin ja mietittävä liiketoimintaa, mutta rinnalla kulkee koko ajan ihmisten johtaminen. Muutoksesta kuormittuneet tiimiläiset saattavat arvioida esihenkilönsä tekemisiä, sanoja ja käyttäytymistä eri tavalla kuin arjessa normaalisti.
”Koko tiimin johtaminen kohti haluttua muutosta on tosi vaativaa ja vie aikaa. Samaan aikaan kuitenkin pitää tunnistaa, että muutoksessakin arki pyörii, pitää arjen perustoiminta yllä ja ehkä itse opetella sitä uutta, mitä haetaan”, Nyman sanoo.
Esihenkilöiltä odotetaan muun muassa johdonmukaisuutta ja selkeyttä, minkä vuoksi Nyman painottaa viestinnän tärkeyttä joka suuntaan. Hän huomauttaa, että pomokin voi kärsiä epävarmuudesta: Viestinkö oikein? Kerronko asiaa oikealla tavalla? Olenko itse ymmärtänyt asiat oikein?
Muutos ei etenkään enää ole poikkeustila, vaan Nyman kuvailee sitä uudeksi normaaliksi. Lisäksi muutokset tapahtuvat huomattavasti nopeammalla tahdilla kuin ennen, mikä vaatii kaikilta mutta erityisesti esihenkilöiltä sopeutumiskykyä.
”Esihenkilön rooli on ihan valtavassa keskiössä, koska kyllähän muutos tapahtuu ihmisten kautta. Sitä ei kalenteroida.”
Kuormittavassa ristivedossa on Nymanin mukaan tärkeää, että esihenkilö ei jää yksin omien tunteidensa ja pohdintojensa kanssa. Ensisijaista on pitää keskustelua yllä johdon ja esihenkilön välillä, avata ajattelua ja varmistaa, että ymmärrys on jaettu. Yhtä tärkeänä Nyman pitää vertaiskollegoita ja esimerkiksi työnohjausta tai muutosjohtamisen valmennusta, jonka avulla esihenkilöille voidaan tarjota työkalut onnistumiseen.
Mentorointia, sparrausta ja valmennusta varten on tunnistettava, millaisia taitoja ja kykyjä kussakin tilanteessa tarvitaan. Nyman painottaa myös, että roolit muutoksessa on pidettävä selkeinä, jotta kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan.
Esihenkilön hyvinvointi suojaa hänen itsensä lisäksi koko tiimiä. Nyman muistuttaa, että esihenkilö toimii arjessa esimerkkinä omalle työyhteisölleen. Kun pomo elää arjessa yrityksen arvojen mukaisesti ja osaa viestiä tavoitteista selkeästi ja johdon tukemana, se näkyy myös käytännön tekemisessä.
”Jos esihenkilö kokee muutostilanteessa vahvaa kuormitusta, on iso riski, että kuormitus uiskentelee sitten omaan tiimi ja tiimin tunteisiin ja ajatuksiin”, Nyman sanoo.
Oleellista on myös antaa muutoksessakin aikaa palautumiselle. Nyman sanoo, että muutostilanteessa päivät voivat alkaa venyä väärällä tavalla. Siksi johdon on heti muutoksen alkuvaiheesta lähtien mietittävä, miten esihenkilöitä tuetaan ja miten heidän jaksamisestaan huolehditaan.
Nyman korostaa, että esihenkilöille on annettava mahdollisuus onnistua työssään. Hyvinvoinnista huolehtiminen ja jaksamisen tukeminen ovat organisaation johdolta tärkeitä viestejä esihenkilöille kuormittavassa tilanteessa.
”Ja se, että heillä on turvallinen olo saada muutos aikaiseksi. Silloin koen, että muutos myös saadaan tapahtumaan arjessa.”
Katso koko keskustelu tästä: