Working harder not smarter. Tuntuuko tutulta?
6.3.2017 | Blogi

Ihmetteletkö koskaan, miten muilla tuntuu olevan enemmän tunteja vuorokaudessa. Näillä vinkeillä minä tuotin lisätunteja omaan vuorokauteeni:

Aika ei riitä. Kiire. Liikaa töitä. Ajatukset harhailee. Mitä olinkaan tekemässä? Se ”lähettämäni” mailikin löytyy läppärin työpöydältä, johon jo odotin vastausta. Tuntuuko tutulta?

Niin minustakin on tuntunut usein, joten päätin hyödyntää konsernimme Super Dayn tarjoaman luennon oman työn johtamisesta Villiam Virkkuselta. Villiam puhui otsikolla: Flow – Working smarter, not harder. Mietin etukäteen pitkään, voinko irrottaa muutenkin niin kiireisestä viikosta puoli päivää tällaiselle aiheelle. Epäilytti, voinko tosiaan saada lisätehoja ja käytännön vinkkejä otsikon aiheesta. Olenhan pitänyt itseäni tehokkaana ja aikaansaavana ihmisenä aiemmin. Päätin kuitenkin irrottaa itseni To do -listastani ja pääsin kokemaan monta käytännön läheistä ahaa-elämystä!

Jaan niistä nyt mieleeni parhaiten jääneet opit muillekin oman työskentelyn tehostamisesta kiinnostuneille:

Työn keskeytykset vähentävät tehokkuuttamme merkittävästi

Aivomme luokittelevat tietoa muistissamme – kuten lokerikossa tai mind mapissa. Se puolestaan merkitsee sitä, että saman ryhmän tiedot ja prosessointi ovat lähekkäin muistissamme (vrt. mansikka, vadelma ja muut marjat tai espanjan ja ranskan kieliopit). Kun työskentelemme esimerkiksi suunnittelutehtävässä, ovat aivomme valmiina suunnittelu-moodissa ja suunniteltavan aiheen ja työskentelytavankin teemat ovat valmiiksi aktivoituneena. Tästä johtuen suunnittelutyötä kannattaakin tehdä pidempi pätkä kerralla, koska se kuormittaa aivojamme vähemmän kuin siirtyminen uudenlaiseen tehtävään ensimmäisen suunnitelman valmistuttua.

Vastaavasti, kun työskennellessämme tietyn tehtävän parissa, ja yhtäkkiä kollega, puhelu tai outlookin pop up -ikkuna keskeyttää meidät, katkeaa ajatuksemme ja ajattelumme siirtyy uuteen aiheeseen. Aivomme aktivoivat uuden, eli keskeytykseen liittyvän, alueen aivoissamme. On selvää, että jos tällaisia ajattelun katkoksia tulee usein, ei päivästä tule kovin tehokas, kun koko ajan pitää uudelleen orientoitua eri tehtäviin.  Miten sitten saavuttaisimme paremman työtehon?

Nykyinen työelämämme – ja ympäröivä maailma muutenkin – vaatii meiltä entistä suurempaa kykyä käsitellä tietoa ja saada aikaan tehokkaasti asioita. Villiam tarjosi meille useita vinkkejä, mitä voisimme muuttaa tavoissamme, että saisimme jatkossa enemmän aikaan samassa ajassa.

  1. Järjestetään työrauha

Keskeytyksien vähentämiseksi järjestetään jokaiselle mahdollisuus työrauhaan. Sovitaan pelisäännöt työpaikalle, milloin saa tulla häiritsemään ja milloin ei.

Esimerkkipelisääntöinä voi olla Filosofian akatemian käyttämät luurit: kun peltorit on korvilla, silloin ei saa tulla häiritsemään. Luurit antavat kollegoille merkin keskittymistä vaativasta työstä ja sitä kunnioitetaan. Toinen esimerkki on rauhallisen työn aamutunnit. Eli aamulla klo 8-10 ei ketään mennä häiritsemään omilla jutuilla, vaan silloin kaikki saavat keskittyä omiin tehtäviin.

  1. Oman työn suunnittelu ja tavoitteet

Kun tiedämme tavoitteemme, pystymme priorisoimaan työtehtävämme. Huolehdi siis siitä, että tiedät, mitä sinulta odotetaan. Jos sinulla on kiire, se kertoo siitä, että et ole priorisoinut oikein tai et tiedä, mitkä ovat tärkeimmät asiat, mitkä sinun pitäisi saada aikaan.

Kun tiedämme tavoitteemme, keskitymme kaikella tapaa oikeisiin asioihin. Tartumme myös oikeanlaiseen tietoon, niin keskusteluissa, päätöksissä kuin median seuraamisessakin. Tavoitteet kannattaa myös tehdä konkreettisiksi, jotta itse näkee työn etenemisen. Kun saan työn tehtyä, saan samalla itselleni palautteen onnistumisesta.

Tehokkaan työskentelytilan, eli flow:n, pystyy saavuttamaan, kun on tavoitteet kirkkaana mielessä sekä riittävän rauhallinen tila työskentelyyn. Niin työn sisällön kuin työskentely-ympäristönkin suunnittelu on siis tärkeää työn tehokkuudelle.

  1. Oman työn johtaminen

Oman työn johtamiseen paras keino on tehtävien, kalenteriin sidottujen tapahtumien ja muistiinpanojen kirjaaminen ylös – ja mieluiten eri paikkoihin.

Ensinnäkin tehtävien hallinta on tärkeää, koska kaikilla meillä on paljon tehtäviä, mitkä pitää saada hoidettua. Jos tehtävämme eivät ole ylhäällä jossain, ne kuormittavat aivojamme koko ajan. Mitä paremmin tehtävämme, projektimme ja tavoitteemme on kirjoitettu ylös, sen paremmin pystymme ne hoitamaan. Tehokkaasti ja keskittymällä aiheeseen sille varatun ajan.

Hyviä työkaluja omien tehtävien hallintaan ovat esim. Extended Mind -app, Evernote, Trello, Asana, Wunderlist, Remember the milk, Bullet Journal, Onenote.

Toiseksi tehtäviä ei kannattaisi listata kalenteriin, koska se on sidoksissa tiettyyn aikaan. Ja kuten tiedämme, kalenteriimme tulee helposti muutoksia – kuten keskeytykset. Kalenteri kannattaisi pitää ajanhallinnan – ei työtehtävien hallinnan – välineenä.

Kolmanneksi kannattaa aina aloittaa ns. ”sammakoista”. Eli tee ensin ikävät duunit, koska muuten ne turhaan kuormittavat aivoja. Kun aloitat sammakoista, jää muihin tehtäviin enemmän aivojemme kapasiteettia.

  1. Riittävä lepo ja aivojen ruokkiminen

Aivomme tarvitsevat myös lepoa. Kukaan ei pysty olemaan kahdeksaa tuntia putkeen tehokas. Tarjoa siis aivoillesi muutakin ajateltavaa kuin työ ja jaksota myös työpäivän keskelle sopivia energisoivia taukoja.

Aivot jaksavat paremmin, kun tarjoat niille työskentelyn tauoilla jotain ihan erilaista. Villiamin 6 ”ällän” lista aivojen huolenpitoon:

  • Lepo
  • Leikki
  • Liikunta
  • Luonto
  • Leipä
  • Läsnäolo

Ja jos vielä yhden ekstravinkin haluaa, niin listalle voi vielä lisätä Lemmen. Sen avulla aivot – ja koko kroppamme muutenkin –  saavat huolenpitoa.

Upea, tavoiteltava Flow-tila

Aivomme käsittelevät tietoa systeemisesti, kahdella tavalla. Osa ajattelustamme (System 1) on automatisoitua, täysin intuitiivista, jota emme edes ajattele ajattelevamme. Kuten autolla ajo. Tällaisessa ajattelussa pystymme prosessoimaan tietoa huimat 11 200 000 bittiä /sekuntissa.

Toinen tiedon käsittelyprosessi (System 2) liittyy asioihin ja tilanteisiin, joissa olemme ensimmäistä kertaa. Tilanteisiin, joissa ratkaisemme ongelmia tai vaikka kyseenalaistamme omaa ajatteluamme. Kaikki tiedostetut päätöksemme syntyvät tällä tavalla. Hetkissä, missä aktiivisesti pohdimme ja prosessoimme tietoa. Tällaisessa ajattelussa pystymme käsittelemään tietoa vain 40 bit / sekunnissa. Huima ero ja se kertoo hyvin siitä, miksi emme vaikeissa tilanteissa kyllästy. Prosessorimme on täydellä käytöllä, eikä sillä ole mahdollisuutta lepoon.

Kun pääsemme töissä – tai vapaa-ajalla – flow-tilaan, ovat aivomme System 2-moodissa. Tässä tilassa voimme saavuttaa upeita ahaa-elämyksiä ja optimaalisen tehokkuuden. Ajantaju katoaa ja ajattelu vie vallan. Antoisaa ja upeaa, eikö vain? Toisaalta juuri tällaisessa ajattelussa ja työskentelyssä aivojemme kuormittavuus myös tuntuu. Emme pysty kokonaista työpäivää olemaan flow-tilassa.

Pomodoro -tekniikka

Konkreettinen hyvä keino yksittäisen oman tehtävän toteuttamiseen on se, että kirjaa ylös työn, jonka haluaa saada aikaan ja sulkee muut ohjelmat ja asiat mielestä. Eli keskittyy yhteen asiaan kerrallaan esim. 25min. Munakello auttaa tekniikan omaksumisessa aluksi.

Jos mieli karkaa, voi muistiinkirjoitetusta tehtävästä muistuttaa itselle, mihin piti suunniteltu aika käyttää ja palauttaa aivot jälleen tehtävän pariin.

Kokeilin tätä ja se toimii! Vaatii toki harjoittelua ja keskittymistä, mutta auttaa – esim. juuri niiden sammakoiden työstössä. Täältä voit lukea lisää tekniikasta suomeksi tai englanniksi.

Töiden suunnittelussa kannattaa vielä huomioida, että pyrkii tekemään peräkkäin samankaltaisia töitä, koska aivot ovat jo valmiiksi sopivalla ”aaltopituudella” eli mieluummin esim. käyttää suunnitteluun yhden kokonaisen päivän kuin useita lyhyempiä pätkiä. Kannattaa suunnitella myös oma aika esim. sähköposteihin, koska ne ovat yksi työn alue siinä kuin muutkin tehtävät.

Lisää aiheesta

Ota yhteyttä

Henkilötietoja käytetään Saranen Consulting palveluista kertomiseen yhteydenoton yhteydessä. Lue lisää henkilötietojen käsittelystämme tietosuojaselosteestamme.