Tietosuojaseloste

Johdanto

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeää. Saranen Consulting Oy (myöhemmin Saranen) on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi luottamuksellisesti ja läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi rekrytoivien koulutusohjelmien, muutospalveluiden ja työnhakupalveluiden tuottamisessa ja tarjoamisessa, työnhakijoiden ja asiakasyritysten yhteen saattamisessa ja näihin toimintoihin kulloinkin liittyvissä palveluissa, asiakasviestinnän ja -suhteiden hoitamisessa sekä markkinoinnin ja mainonnan toteuttamisessa.


Miksi keräämme ja käsittelemme henkilötietoja?

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin kuin ne ovat tarpeellisia palveluidemme tuottamiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja 1) työllistymiseen ja uudelleentyöllistymiseen sekä kouluttautumiseen ja valmentamiseen tähtäävien palveluiden tuottamiseksi ja tarjoamiseksi perustuen suostumukseesi, 2) viranomaismääräysten, lakien ja asetusten mukaisten tiedonantojen, raportoinnin ja kehittämistyön toteuttamiseksi perustuen lakisääteiseen velvollisuuteen, 3) oikeutettuun etuun perustuen asiakaspalvelun, viestinnän ja laskutuksen toteuttamiseksi, 4) liiketoiminnan ja palveluiden kehittämiseksi, analysoimiseksi ja tilastoimiseksi ja 5) verkkosivujemme käytön analysoimiseksi sekä 6) suostumuksellasi edellä mainittujen palveluiden suoramarkkinoinnin ja markkinointikampanjoiden toteuttamiseksi.

Lisäksi anonymisoituja henkilötietoja voidaan hyödyntää tutkimustarkoituksiin (esim. palvelun vaikuttavuuden tutkimiseksi). Tällöin yksittäinen henkilö ei enää ole tunnistettavissa.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein yllä määriteltyihin tarkoituksiin. Rekisteri voi sisältää henkilöstä seuraavia työllistymisen ja uudelleentyöllistymisen, kouluttautumisen ja valmennuksen sekä palveluiden tavoitteiden ja palvelutuotannon kannalta olennaisia tietoja:

• Perustiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, henkilötunnus
• Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Työkokemukseen, koulutukseen ja osaamiseen liittyvät tiedot: aiemmat työsuhteet ja -tehtävät, koulutus (peruskoulutus, jatkokoulutus, opintoala), osaaminen, kielitaito, ajokorttitiedot ja auton käyttömahdollisuus
• Työnhakuprosessiin, kouluttautumiseen ja valmentamiseen kuuluvat tiedot: hakemus ja ansioluettelo, tavoitetyöhön liittyvät tiedot, toiveet tulevasta työpaikasta, työnhaussa muut mahdollisesti hyödynnettävät lisätiedot (luottamustoimet, harrastukset yms.), suosittelijatiedot ja suosittelijoiden antamat lausunnot, paikkakunta jolta työtä hakee, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot, palkkatoive, haastattelu- ja valmennusmuistiinpanot, valokuva, videohaastatteluvastaukset, muita mahdollisia työnhakuun ja työllistymiseen liittyviä työnhakijan tarjoamia lisätietoja tai liitteitä, mahdolliset muut työllistymistavoitteen kannalta oleelliset tiedot
• Työnhakuun, kouluttautumiseen ja valmentamiseen liittyvän prosessin hallinnoimiseen liittyvät tiedot: tiedot tapaamisista ja osapuolten välinen muu yhteydenpito, palveluun liittyvät tiedot (esim. tieto siitä, mille rekisterinpitäjän asiakkaana olevalle yritykselle työnhakijan esittely on lähetetty), osallistumis- ja palautetiedot
• Rekisteröinti- ja selaintiedot: rekisteröintitiedot (käyttäjätunnus ja salasana sekä muut vastaavat tiedot), IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selainversio ja päätelaitteen malli, sivusto jolta on siirrytty Sarasen verkkopalveluun.

Keneltä saamme henkilötietoja?

Saranen saa palvelujen tuottamiseen ja tarjoamiseen liittyvät henkilötiedot pääasiassa rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen aikana. Rekisteröity täyttää omia tietojaan rekisteröitymisen yhteydessä Sarasen www-sivujen kautta ja suoraan Sarasen järjestelmiin (esim. Traffit-, Laura- ja Jelpp-rekrytointijärjestelmät, SC Trainer -koulutuksiin ilmoittautumisjärjestelmä, erilaiset selaimella täytetyt lomakkeet ja kyselyt). Sarasen työntekijät (esim. valmentajat ja rekrytoijat) täydentävät tietoja palveluprosessin myötä. Henkilötietoja voi kertyä myös puhelimitse, sähköpostitse tai kasvokkain käydyissä, henkilön uratavoitetta edistävissä kohtaamisissa.

Lisäksi tietoa voidaan saada suosittelijoiden, asiakasyritysten ja työhallinnon kautta.

Keillä on oikeus käsitellä tietojasi ja luovutammeko tietoja kolmansille osapuolille?

Käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

• Asiakasyritykset: Luovutamme henkilötietoja työllistymisen edistämiseksi esim. esitellessämme sinut relevanteille asiakasyrityksillemme sinulle sopivan työtehtävän tai koulutuspaikan löytämiseksi työllistymiseen ja uudelleentyöllistymiseen sekä kouluttautumiseen ja valmentamiseen tähtäävien palveluiden toteuttamiseen liittyen.
• Työhallinto (TE-palvelut ja ELY-keskukset): Tietoja luovutetaan lakisääteisestä velvoitteesta ja laskuliitteiden mukana.
• Konsernin sisällä: Tietoja voidaan luovuttaa Barona-konsernin sisällä henkilön työllistymisen edistämiseksi selosteessa ilmoitettuihin käyttötarkoituksiin liittyen.
• Viranomaiset: Saatamme joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys. Teemme näin ainoastaan pätevästä tuomioistuimen päätöksestä tai viranomaisen määräyksestä tai haasteesta.
• Yritysjärjestelyt: Yrityskauppojen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä hankkiva osapuoli voi saada pääsyn olennaisiin asiakastietoihin. Kaikkien henkilötietojen luottamuksellisuus taataan tällaisessa tilanteessa salassapitosopimuksin.
• Suostumus: Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.


Keräämiemme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tie- tojasi omiin käyttötarkoituksiinsa. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Keräämiämme tietoja säilytetään ja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella Yhdysvalloissa esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Käyttämämme palveluntarjoajat ovat sopimuksilla sitoutuneet korkeaan tietosuojan tasoon.

Miten käsittelemme arkaluonteisia henkilötietoja?

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee esimerkiksi luonnollisen henkilön etninen alkuperä, terveyttä koskevia tietoja tai ammattiliiton jäsenyys.

Saatamme joissain tapauksissa saada arkaluonteisia tietoja rekisteröidyltä itseltään rekrytointi-, valmennus- ja ohjauskeskusteluissa, jos rekisteröity haluaa, että hänen työllistymismahdollisuuksiaan ja -tavoitteitaan, työkykyään tai soveltuvuuttaan tiettyihin työtehtäviin arvioidaan niiden perusteella. Arkaluonteista henkilötietoa ei koskaan luovuteta ulkopuolisille ilman lupaasi.

Sisältyykö henkilötietojesi käsittelyyn automaattista päätöksentekoa?

Automaattisella päätöksellä tarkoitetaan päätöstä, joka tehdään täysin automaattisesti ihmisen osallistumatta päätöksentekoon. Henkilötietojesi käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa.

Miten suojaamme tietojasi?

Sarasella on asianmukaiset tekniset ja organitoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttäminen, asianmukainen kulunvalvonta sekä hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta. Henkilötietojasi käsittelevät vain Sarasen työntekijät, joilla on työtehtäviensä ja työllistymistavoitteesi saavuttamisen puitteissa siihen oikeus. Koulutamme henkilökuntaamme tietosuojalainsäädännöstä, joten jokainen työntekijä on tietoinen henkilötietojen käsittelyn toimintaperiaatteistamme.


Oikeutesi rekisteröitynä ja miten voit toteuttaa niitä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus:

• saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi vai ei (tai onko niitä käsitelty),
• tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja,
• perua suostumuksesi (jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella) ottamalla meihin yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@saranen.fi
• varmistaa tietojesi oikeellisuus sekä korjata/oikaista virheelliset, epätarkat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot,
• saada tietosi poistettua (oikeus tulla unohdetuksi)
• siirtää tietosi järjestelmästä toiseen
• tietyissä tilanteissa pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä ja
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

Voit tarkastella, korjata, täydentää ja poistaa tallentamiasi tietoja Sarasen järjestelmissä henkilökohtaisen käyttäjätunnuksesi ja salasanasi avulla tai lähettämällä pyynnön rekisterin yhteyshenkilölle.

Pyynnön tulee olla kirjallinen ja riittävän yksilöity, että siitä selviää, minkä tietojen tarkastus-, oikaisu-, täydennys- tai poistopyynnöstä on kysymys ja pyyntö tulee tehdä sähköpostitse tai postitse. Pyynnössä on ilmoitettava pyynnön aihe ja oikaisu-, täydennys- tai poistopyynnön osalta virheelliset ja oikeat tiedot tai poistettavaksi haluamasi tiedot. Pyynnön saatuamme tarkistamme henkilöllisyytesi. Rekisterinpitäjä on velvollinen korjaamaan tai poistamaan tiedot kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta, tai jos pyyntö on monimutkainen tai niitä on monia, kolmen kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta. Pyytäessäsi poistoa tiedot poistetaan siltä osin kuin meillä ei ole lakisääteistä tai sopimuksellista velvoitetta säilyttää niitä.

Poistamme kaikki meidän sinusta keräämämme tiedot, kun henkilötietoja ei enää tarvita niihin käyttötarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin, ja meillä ei ole erityistä lakisääteistä velvoitetta säilyttää tietoa. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja pe- ruutat suostumuksesi, tai jos vastustat oikeutettuun etuun perustuvien henkilötietojesi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta lakisääteistä perustetta. Voit esimerkiksi milloin tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumuksen.

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme pyynnöstäsi tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä on mahdollista vain sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumukseesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.

Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Sinulla on myös oikeus tietojen rajoittamiseen tilanteissa, joissa se on sinulle tarpeellista oikeusvaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan, mikäli tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi käyttötarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön tai peruutat suostumuksesi.

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi (ks. Miksi keräämme ja käsittelemme henkilötietoja?) aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa. Kaikki tiedot liittyen työllistymiseen ja uudelleentyöllistymiseen sekä kouluttautumiseen ja valmentamiseen säilytetään rekisterissämme pääsääntöisesti kaksi (2) vuotta, ellei toisin mainita, jotta pystymme edistämään rekisteröidyn työllistymistä ja seuraamaan palveluidemme vaikutusta. Rekrytointijärjestelmissämme olevia tietoja säilytetään automaattisesti kaksi (2) vuotta profiilin luomisesta tai siitä, kun henkilö itse on käynyt muokkaamassa profiiliaan. Viranomaisten kanssa yhteistyössä järjestettävien hankkeiden osallistujien tietojen säilytysaika johtuen mm. meille asetettavista seuranta-, raportointi- ja todentamisvelvollisuuksista on kymmenen (10) vuotta palvelun päättymisestä.

Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.


Miten käytämme evästeitä?

Voimme kerätä tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on tekstitiedosto, jonka selain tallentaa tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja niitä käytetään siihen, että voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö, mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimesi asetuksista.

Miten tietoja käytetään suoramarkkinointiin?

Henkilötietoja voidaan hyödyntää markkinoitaessa asiakkaalle Sarasen muita rekrytoitumista edistäviä palveluita tai rekisteröityneiden työllistymistä, opiskelua tai yrittäjyyttä tukevia muita palveluita.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille suoramarkkinointi-, etämyynti-, markkina-, mielipidetutkimus- tai muuta vastaavaa toimintaa varten.

Sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää tietojesi käsittely suoramarkkinointia varten.


Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutosten huomaamiseksi. Tarvittaessa voimme myös ilmoittaa muutoksista suoraan sinulle.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Saranen Consulting Oy Y-tunnus: 2588306-5
Innopoli 1
Tekniikantie 12
02150 Espoo
puh. 020 198 3430

Tietosuojavastaava:
Kalle Risku
sähköposti: tietosuoja@saranen.fi puh. 046 921 2145

SARASEN TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOSHISTORIA

Toukokuu 2018

Julkaisimme uuden EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojaselosteen.

Kesäkuu 2018

Päivitimme selostetta tietojen luovuttamisen osalta (tietojen luovuttaminen konsernin sisällä).

Kesäkuu 2019

Päivitimme selostetta arkaluonteisten tietojen saamisesta, henkilökunnan kouluttamisesta tietosuojalainsäädännöstä sekä tietojen korjauspyyntöjen tekemisestä.

Lokakuu 2020

Päivitimme selostetta henkilötietojen käsittelyperusteista, arkaluonteisten tietojen käsittelystä, tietojen luovuttamisesta kolmansille osapuolille, oikeuksistasi rekisteröitynä sekä tietojen säilyttämisestä.