03.04.2020 — Rekrytointi

Esimies, näin onnistut perehdyttämisessä etänä

Kirsi Havu
Kirjoittaja
Kirsi Havu

Perehdyttäminen on tärkeä keino varmistaa, että uudessa työssä aloittava saa tarvittavat eväät työssä onnistumiseen. Hyvän perehdyttämisen käytännöt ovat onneksi jo arkipäivää useissa yrityksissä, mutta niiden muuttaminen etäperehdytyksesi saa useat pohtimaan käytännön toteutuksen haasteita. Hyvällä suunnitelmalla, avoimella vuoropuhelulla ja tavoitteellisuudella perehdyttämisen saa rokkaamaan myös etänä.

Tässä onnistuneen etäperehdyttämisen käytännön vinkit.

1. Prosessin selkeys jo ennen aloitusta

Yleensä uusi työ alkaa siitä, kun uusi työntekijä kävelee työpaikalle sovittuna päivänä tiettyyn kellon aikaan. Etänä uudessa työssä aloittaminen on varmasti uusi tilanne niin työntekijälle kuin esimiehellekin, joten hyvä työntekijäkokemus varmistetaan aktiivisella yhteydenpidolla ja tiedon annolla tulevista askeleista jo ennen ensimmäistä työpäivää. Rekrytoinnin varmistuttua uuden tiimin jäsenen voi esimerkiksi ottaa mukaan tiimipalaveriin jo ennen varsinaista työsuhteen aloitusta tiimille esittäytyäkseen. Lisäksi aikataulu ensimmäisille päiville on hyvä esittää jo ennen aloitusta. Ilahduttava lisä uuden työn aloitukseen on lähettää tulokkaalle tervetuloapaketti, johon tiimiläiset ovat koonneet viestejä ja muuta pientä hauskaa, joka muistuttaa uudesta työnantajasta.

2. Toimita työvälineet valmiiksi

Tarvittavat työvälineet työssä onnistumiseen on työnantajan vastuulla. Koska työvälineet pitää mahdollisesti toimittaa työntekijälle kotiin, kannattaa järjestellä tarvittavat toimet ajoissa. Näin aloitus ei kangertele turhaan. Iloinen lisä on toimittaa uudelle työntekijälle mukana vaikka firman huppari tai muuta bränditavaraa, jotta fiilis työn aloittamiseen on korkealla.

3. Perehdytyssuunnitelma sitouttaa yhteiseen tavoitteeseen

Perehdytyssuunnitelma on aina tärkeä osa onnistunutta perehdytystä. Usein se kuitenkin laiminlyödään ja uusi työntekijä jää tekemällä oppimisen ja kyselemisen varaan. Etäperehdytyksessä suunnitelmallisuuden merkitys korostuu: tässä tilanteessa ”vahingossa oppimista” ei tapahdu, vaan struktuurin puute voi aiheuttaa tyhjäkäyntiä ja turhautumista. Hyvin suunniteltu etäperehdytys saattaa varmistaa jopa paremman ja nopeamman oppimiskäyrän, kuin mitä livetilanteessa tapahtuisi.

Tee siis tarkka, loogisesti etenevä ja aikataulutettu kirjallinen suunnitelma ja käy se huolella läpi uuden työntekijän kanssa. Etene isosta kuvasta pienempiin kokonaisuuksiin ja jaa perehdytysvastuuta tiimiläisille ja muille sisäisille avainhenkilöille.

Suunnitelmasta tulisi löytyä mm. yrityksen yleisesittely, toimintatavat, työkalut ja työympäristöt, sekä tietysti suunnitellut työtehtävät ja niihin liittyvä perehdytysmateriaali. Lisää perehdytysmateriaaliin myös tärkeiden sisäisten yhteyshenkilöiden nimet, yhteystiedot ja vastuualueet. Nämä ja kaikki itseopiskelumateriaalit on hyvä keskittää esimerkiksi henkilön omaan perehdytyskansioon.

Protip: Videot toimivat perehdytyksessä paremmin kuin pelkkä tekstimateriaali silloin kun mahdollista.

Älä unohda epävirallisuuksia! Yhteisöllisyyden rakentaminen korostuu etäperehdyttämisen aikana. Sen myötä uudelle työntekijälle muodostuu kuva yrityksen kulttuurista ja työilmapiiristä. Aikatauluta perehdytyssuunnitelmaan valmiiksi tiimin ja läheistä yhteistyötä tekevien sidosryhmien etäkahvittelua, sekä muuta vapaamuotoista ajatustenvaihtoa. Älä jätä näiden sopimista uuden työntekijän vastuulle. Vieraiden ihmisten kanssa vapaamuotoisten videotapaamisten buukkaaminen voi olla kynnyksen takana.

Esimiehenä kannattaa ensimmäisinä viikkoina ottaa joka aamuun lyhyt päivän starttaus yhdessä uuden tiiminjäsenen kanssa. Näin luotte luottamussuhdetta, tutustutte toisiinne ja pysyt esimiehenä ajan tasalla perehtymisen etenemisestä tai sen haasteista. Asettakaa yhdessä perehdytykselle myös selkeät tavoitteet, jotta kaikille on selvää, mitä odotetaan. Sopikaa myös tavoitteiden seuraamisesta ja aikataulusta.

4.  Ensimmäinen päivä – first impressions

Ensimmäinen työpäivä on aina jännittävä. Etänä se voi olla sitä vielä paljon enemmän. Huolehdi siis, että siitä tulee uudelle tekijällesi hyvä kokemus. Startatkaa vaikkapa tiimin yhteisellä tervetuloa-aamiaisella tai muulla hauskalla! Näin uusi työntekijä pääsee heti esittelemään itsensä ja tutustumaan uuteen tiimiinsä. Valmistele muun tiimin kanssa etukäteen kysymyksiä, jotta uusi tiimiläinen tuntee aidosti, että häntä on odotettu ja häneen halutaan tutustua.

Käyttäkää videopuhelua, jotta nimet saavat kasvot heti. Videon hyödyntäminen onkin perehdytyksen alussa ensiarvoisen tärkeää. Rennon startin jälkeen voit esimiehenä edetä työntekijän kanssa perehdytyssuunnitelman läpikäyntiin.

5. Vuoropuhelu on avain menestykseen

Etäperehdytyksessä vuoropuhelun luominen on kriittistä ja johtajuuden rooli korostuu. Tärkeintä on, että luot uudelle työntekijälle sellaisen toimintaympäristön, missä aidosti on OK kysyä heti, kun on epäselvyyttä missä tahansa asiassa. Huomioi, miten sinä esimiehenä tai muu tiimi kommunikoitte uuden työntekijän suuntaan, tuette ja kyselette, sekä varmistatte hiljaisen tiedon leviämisen. Käykää etukäteen läpi se, että uusi työntekijä saattaa tuntea ulkopuolisuutta tai tarpeetonta epävarmuutta omasta osaamisestaan, kun normaali vuorovaikutus työnteon lomassa puuttuu. Luottamuksen rakentaminen ja avoin vuoropuhelu mahdollistavat, että perehdytettävä uskaltaa kysyä myös omasta mielestään vähäpätöisiä kysymyksiä.

Vuoropuheluun kannattaa siis aktiivisesti kannustaa ja uuden työntekijän kokemuksia työn aloituksesta ja mahdollisista haasteista on hyvä käydä läpi esimiehen aloitteesta säännöllisissä kahdenkeskisissä palavereissa.

6. Varaa aikaa kalenteristasi valmiiksi

Etäperehdyttämisen suunnittelu vie todennäköisesti enemmän aikaa kuin tavanomainen perehdytysmalli. On kuitenkin hyvä tunnistaa järjestelmällisen perehdytyksen edut pitkässä juoksussa.

Esimiehenä varaa aikaa kalenteristasi jo valmiiksi ennen työntekijän aloituspäivää. Buukkaa tsekkipalaverit eri tarkoituksiin: aamusprintit päivittäisen perehdytysohjelman läpikäyntiin, omat perehdytettävät osa-alueesi, sekä esimies-alainen -keskustelut, joissa käytte henkilön työn tavoitteita ja kokonaiskuvaa läpi. Buukkaa ajat valmiiksi myös muiden perehdytyksestä vastaavien henkilöiden kalentereihin.

Varaudu myös siihen, että kysymyksiä saattaa tulla myös lennossa – ja hyvä niin. Olet ensisijainen kontaktihenkilö tiimiläisellesi silloin kuin ympärillä ei ole muita keneltä kysyä. Avoin ja aktiivinen keskustelu on avain onnistumiseen.

Kirjoittaja, Kirsi Havu, on rekrytoinnin huippuasiantuntija ja potentiaalin tarkkanäköinen tunnistaja, joka on yhdistänyt osaajia ja yrityksiä Sarasella jo yli viiden vuoden ajan.


Jos tiimiisi tarvitaan uusia asiantuntijoita, kannattaa osaamisen kasvattaminen startata nyt. Tutustu rekrytoiviin koulutusohjelmiimme täältä!

Suosituimmat

Saattaisit olla myös kiinnostunut...

05.08.2020 — osaamisen uudistaminen

Digitalisaatio ja jatkuva oppiminen

Sanana digitalisaatio kuulostaa jo hiukan pölyiseltä, eikä ihme: sitä on käytetty ainakin -90-luvulta asti. Ilmiönä se on kuitenkin jatkuvasti uudistuva. Vielä...

Lue lisää
02.06.2020 —

Miten rekrytoit juuri sen oikean?

Deittailussa ja uuden työntekijän rekrytoimisessa on samanlaisia piirteitä. Molemmissa on kyseessä vakava pyrkimys löytää sopiva kumppani, jonka kanssa...

Lue lisää
27.05.2020 — osaamisen uudistaminen

Johtaja: huolehdi psykologisesta turvallisuudesta myös etätyössä

Julkinen keskustelu etätyöskentelystä keskittyy tyypillisesti liiketoiminnalle tärkeisiin teemoihin ja lukuihin, kuten työn tehokkuuteen. Ovatko työpäivät...

Lue lisää