Kokeneen työntekijän hiljainen tieto katoaa, jos sen jakamiselle ei varata aikaa

Kun yrityksissä puhutaan tulevaisuuden työstä, keskustelu kääntyy nopeasti nuorempiin sukupolviin. Puhutaan siitä, mikä heitä motivoi, miten heidät houkutellaan taloon ja millä ehdoilla he pysyvät talossa pitkään.

Organisaatiossa on kuitenkin myös toinen ryhmä, jonka kohdalla tätä keskustelua ei käydä juuri koskaan, vaikka juuri tämä ryhmä osoittautuu usein kaikista motivoituneimmaksi.

Motivoituneimman osaajan annetaan lähteä

Nextmilen valmennuksissa on keskusteltu jo tuhansien kokeneiden asiantuntijoiden ja heidän työnantajiensa kanssa. Usein keskustelussa toistuu sama kaava alasta ja organisaatiosta toiseen lähes muuttumattomana. Eläkeikää lähestyvien ja sen jo saavuttaneiden joukossa on yllättävän paljon ihmisiä, jotka haluavat jatkaa työntekoa, vaikka heidän ei olisi enää pakko.

Heidän tilanteensa eroaa muusta organisaatiosta kahdella selvällä tavalla, jotka johto yleensä tunnistaa saman tien. He eivät tasapainoile ruuhkavuosien kanssa, joten työn ja muun elämän yhteensovittaminen ei ole heille päivittäistä tasapainottelua. He eivät myöskään useimmiten kilpaile organisaation avoimista positioista, koska heidän uransa on siinä kohdassa, jossa etenemisen sijaan kiinnostaa vaikuttavuus. Käytännössä tämä näkyy siinä, mihin he käyttävät aikaansa. He auttavat, ratkaisevat ja jakavat kokemustaan muille, usein kysymättä, kuuluuko se muodollisesti heidän toimenkuvaansa.

Osaamisessa he ovat usein talon ainutlaatuisia osaajia, mikä on samaan aikaan sekä piilevä riski että hyödyntämätön mahdollisuus, riippuen täysin siitä, miten heidän työuransa loppuvaihetta suunnitellaan ja organisoidaan.

Kun kokeneiden asiantuntijoiden, eli konkarien, työuran viimeisiä vuosia johdetaan järjestelmällisesti ja suunnittelmallisesti, sekä työnantaja että työntekijä voittavat. Konkari saa aikaa ja tilaa pohtia lähestyvän eläkeiän ja sen jälkeisen ajan vaihtoehtoja. Yritys taas osoittaa olevansa kiinnostunut hänen osaamisestaan ja tiedoistaan. Erityisesti aloilla, joilla osaajista on pulaa, työuran viimeisten vuosien tietoinen johtaminen on yksi tehokkaimmista tavoista pidentää työuria.

Syväosaaminen on herkästi katoavaa

Hiljainen tieto tarkoittaa alkuperäisessä merkityksessään sitä, että tiedämme enemmän kuin osaamme kertoa. Sen luonteen vuoksi sitä on vaikea pyytää dokumentoimaan, koska sitä ei usein osata edes pukea sanoiksi. Jotta kokenut osaaja pystyy jakamaan kertynyttä kokemustaan, hiljaisen tiedon siirtämistä tulee tehdä suunnitelmallisesti ja siihen pitää varata aikaa. Se ei onnistu muutaman viimeisen työviikon aikana muiden töiden ohessa, vaan hiljalleen kokemuksia ja oppeja jakamalla.

Perehdytysmateriaali, prosessikuvaus ja tarkistuslista kattavat sen osan työstä, joka on ylipäätään kuvattavissa ohjeeksi. Kokeneen tekijän todellinen arvo piilee useimmiten aivan toisaalla. Hänellä on vuosien tai vuosikymmenten aikana kertynyttä kokemusperäistä tietoa siitä, milloin ohjeet saattavat ohjata harhaan ja mitkä ratkaisut ovat osoittautuneet epäonnistuneiksi jo aiemminkin. Asiakkaan kanssa työskennellessä konkari tietää, mille asiakkaille kannattaa soittaa, kenet tavata ja keneen kannattaa olla yhteydessä jo ennen kuin haasteita tai ongelmia on edes olemassa.

Hiljainen tieto on kertynyt vuosien kokemuksina eikä ole koskaan käynyt tietoisen ajattelun läpi, joten sitä ei osata kysyä eikä kertoa. Kun tällaista tietoa siirretään, se tapahtuu aina työn äärellä, kahden ihmisen kesken. Se vaatii aikaa, jota kalenterista ei useinkaan löydy.

Osaamisen johtaminen on strateginen kysymys

Väestön ikääntyessä osaajapula on jo nyt todellisuutta monella eri toimialalla ja vauhti kiihtyy entisestään. Esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa ja taloushallinnossa henkilöstön keski-ikä on monessa yrityksessä jo melko korkea ja tulevina vuosina tulemme näkemään suuria eläköitymisaaltoja. Samalla siirtyy yhteensä vuosisatojen verran kertynyttä tietoa ja osaamista.

Myös IT-alalla osaajapula on ollut tiettyihin rooleihin krooninen. Teknologiat ja järjestelmät muuttuvat tiuhaan ja viimeisimpänä tekoäly on muuttanut merkittävästi työrooleja ja työtapoja. Jatkuvuuden ja riskienhallinnan kannalta on tärkeää tunnistaa henkilöstöstä ne henkilöt, joiden osaamisen ja tietotaidon pitäminen organisaatiossa on strateginen liiketoimintakysymys. Työuran viimeisten vuosien suunnitelmaa kannattaa lähteä työstämään yhdessä näiden henkilöiden kanssa ja kartoittaa heidän toiveitaan ja tarpeitaan esimerkiksi kyselyillä tai haastatteluilla.

Nextmile-valmennuksia ja -ohjelmia on toteutettu vuosien varrella monella eri toimialalla eri kokoisissa yrityksissä. Usein vahvempi ote kokeneiden asiantuntijoiden johtamiseen alkaa pilottiprojektina tietyn työntekijäryhmän kanssa, mutta laajenee organisaation sisällä vakiintuneeksi käytännöksi. Valmennusta on kuvattu muun muassa potkuksi persauksiin eläköitymissuunnittelun aloittamisessa. Usein valmennuksen avulla päästään käymään keskusteluja, joita on lykätty liian pitkään. Valmennuksen oppien perusteella luodaan yhdessä rakenne ja suunnitelma keskusteluyhteyden ylläpitämiseksi ja syventämiseksi.

Osaamisen jakaminen vaatii rakenteen

Hiljaisen tiedon jakaminen ja osaamisen siirtäminen tyssää harvoin siihen, että sitä ei koeta tärkeäksi. Sen sijaan se jää tekemättä usein sen takia, että jakamiselle ei ole osoitettu paikkaa viikosta. Haastetta kannattaa lähteä ratkomaan suurien ohjelmien sijasta tekemällä pieniä arkisia muutoksia rutiineihin.

Joissakin yrityksissä vuosittaisesta kehityskeskustelusta on luovuttu. Tilalle on otettu jatkuva keskustelu, jossa työn sisällöstä ja osaamisesta puhutaan aina, kun asia on ajankohtainen.

Toisissa on varattu viikkoon oma oppimisen hetki. Siinä käydään läpi, mitä on opittu ja missä mentiin metsään. Perinteinen mestari-kisälli-asetelma toimii samalla logiikalla. Kokenut ja kokematon tekevät saman työn rinnakkain, ja kokemus siirtyy hiljalleen tekemisen sivussa, ilman että kumpikaan kirjoittaa mitään ylös.

Yhteistä näille tavoille on se, että niissä tiedon siirtämiselle ja yhdessä tekemiselle varataan aikaa. Usein yksinkertainen kalenterimerkintä toimii paremmin kuin laaja kirjallinen ohjeistus.

Työn muotoilu pitää motivoituneimmat mukana

Osaamisen jakaminen ratkaisee vain osan ongelmasta, jos motivoitunein tekijä lopulta silti lähtee kokonaan pois. Moni haluaisi jatkaa, mutta aivan toisenlaisin ehdoin kuin ennen. Osa haluaa jatkaa täysipäiväisesti, osa osa-aikaisesti, osa siirtyä mentorin tai perehdyttäjän rooliin, ja osa haluaa keskittyä juuri niihin tehtäviin, joissa vuosien kokemus tuottaa eniten arvoa. Ilman joustavien työtapojen sopimista ja kehittämistä kokeneen työntekijän päätös on helposti eläkkeelle jääminen.

Joustava sopimusmuoto voi mahdollistaa paluun myös eläkkeen alkamisen jälkeen. Projektiluontoinen työ, sijaisuudet ja sesonkihuiput ovat niitä tavallisimpia kohtia, joihin kokenut tekijä palaa mielellään osaksi työyhteisöä rajatuksi jaksoksi.

Kun kokenut osaaja haluaa jatkaa työntekoa eläkeiän jälkeen, mutta joustavaa tapaa työn jatkamiselle omassa organisaatiossa ei löydy, hän järjestää työnteon tavalla tai toisella. Hän saattaa siirtyä kilpailijalle, ryhtyä yrittäjäksi tai ottaa vastaan yksittäisiä toimeksiantoja verkostonsa kautta. Myös toimialan vaihtaminen on usein käytetty ratkaisu.

Yhteistä kaikille näille vaihtoehdoille on se, että työ ei nykyisessä organisaatiossa enää jatku ja osaaminen kävelee ulos ovesta sinä päivänä, kun läksiäiskahvit on juotu. Yhteinen suunnittelu ja toiveiden ja tarpeiden koonti tulee aloittaa hyvissä ajoin yhdessä ja kokenutta osaajaa pitää johtaa suunnitelmallisesti ja ennakoivasti.