Näin erotat osaamisvajeen muista kasvun esteistä ennen rekrytointia

Kun tiimin työskentely ei etene suunnittelusti, laahaa aikataulusta jäljessä tai työn jälki ei vastaa odotuksia, selitystä haetaan yleensä nopeasti osaamisesta ja ratkaisuksi ehdotetaan rekrytointia. Päätökseen johtaa kolme oletusta: vaje on osaamisessa, uusi tekijä korjaa tilanteen ja osaamisen hankinta on oikea ensimmäinen askel.

Kaikki kolme kestävät huonosti tarkastelua. Vaje voi olla keskeneräisessä prosessissa, työkalussa, vastuunjaossa tai ajankäytössä, ja silloin uusi tekijä kohtaa samat esteet kuin edeltäjänsä. Osaaminen on vain yksi kuudesta osasta, joiden varassa organisaatio saa työn sujumaan, ja osaamisen hankinnasta päätetään vasta, kun muut osat on tarkistettu.

Kyvykkyys koostuu kuudesta osasta

Kyvykkyys tarkoittaa organisaation tapaa yhdistää osaaminen, rakenteet ja toimintatavat niin, että sen strategia toteutuu. Kyvykkyydessä on kuusi osaa:

• Osaaminen on ihmisten taitoja, tietoja ja kokemusta.

• Prosessit ovat käytäntöjä, joiden avulla osaaminen saadaan käyttöön, ja teknologia ja työkalut tukevat työtä arjessa.

• Organisointi määrittää roolit, vastuut ja resurssit.

• Yhteistyö kytkee tiimit, yksiköt ja sidosryhmät toisiinsa,

• Kulttuuri ja johtaminen vahvistavat haluttua toimintaa.

Kyvykkyys syntyy vasta, kun kaikki kuusi toimivat yhdessä. Yhden osan puute näkyy muissa.

Taitava controller ei saa johdon raportointia uudistettua, jos kenelläkään ei ole vastuuta uudistuksesta tai jos järjestelmä ei taivu siihen, mitä raportilta halutaan. Myynnissä asiakkuudenhallintajärjestelmä jää vajaakäyttöön, jos kirjaaminen vie myyjiltä aikaa eikä kukaan omista yhteistä käytäntöä, vaikka myyjät osaisivat käyttää järjestelmää. Molemmissa tapauksissa ensimmäinen investointi kannattaa tehdä vastuunjakoon, aikaan tai työkaluun.

Saman asetelman näyttää Sarasen ja Taloushallintoliiton toukokuussa 2026 tekemä kysely, jossa 138 taloushallinnon ammattilaiselta kysyttiin, mikä estää organisaatiota hyödyntämästä teknologiaa laajemmin. Vastaajat ovat pääosin pienten ja keskisuurten tilitoimistojen johtoa.

Yleisimmät teknologian laajamittaisemman hyödyntämisen esteet olivat asiakkaiden puuttuva tarve tai kiinnostus (53,6 %) ja ajan puute (49,3 %), ja niiden jälkeen tulivat taloudelliset resurssit (27,5 %) ja järjestelmien rajoitteet (24,6 %). Ajan puute kuuluu organisointiin ja järjestelmien rajoitteet työkaluihin, joten uusi osaaja ei poista kumpaakaan. Osaamisen puutteen valitsi 22,5 prosenttia vastaajista ja uuden henkilöstön saatavuuden 9,4 prosenttia.

Osaamisvajeen voi tunnistaa muista esteistä

Osaamisvajeen saa tunnistettua neljlällä askeleella:

1. 1. 1. 1. 1. Määritellään strategiset kyvykkyydet eli ne, joista strategian toteutuminen riippuu, sillä kaikki kyvykkyydet eivät ole yhtä kriittisiä.

            2. Arvioidaan, millaista osaamista, prosesseja ja työkaluja organisaatiolla on niiden tukena tänään.

            3. Aito osaamisvaje erotetaan muista esteistä

            4. Päätetään, miten puuttuva osaaminen hankitaan.

Kolmas askel jää kiireessä helposti väliin, koska osaamisen puute on helppo selitys. Siinä tarkistetaan, onko jokin muu kyvykkyyden osa kesken. Jos raportit koostetaan yhä Excelissä, vaikka uui järjestelmä on ollut käytössä kuukausia, syy voi olla työnkulussa, josta kukaan ei vastaa.

Neljä kysymystä auttaa tarkistuksessa ennen kuin rekrytointilupaa haetaan:

• Onko työlle kuvattu prosessi, ja noudattaako tiimi sitä?
• Onko työkalu otettu käyttöön loppuun asti, vai tehdäänkö osa työstä yhä rinnakkain vanhalla tavalla?
• Onko tehtävälle nimetty omistaja, jolla on aikaa ja valtuudet sen tekemiseen?
• Osaisiko joku talossa jo tehdä työn, jos häneltä vapautettaisiin aikaa?

Kielteinen vastaus nimeää esteen, joka kannattaa laittaa kuntoon ennen rekrytointia. Kun este on korjattu, näkyy vasta silloin mahdollinen osaamisvaje ja sen koko ja silloin voi kohdistaa rekrytoinnin siihen, mitä talosta oikeasti puuttuu.

Jos rekrytointi tehdään ennen kuin muut osat ovat kunnossa, osaaminen ei kiinnity organisaatioon, koska rakenne ei ole valmis ottamaan sitä vastaan. Uuden tekijän pitää itse selvittää, kenelle hän raportoi, mihin mitäkin työkalua käytetään ja kuka päättää, ennen kuin ydintyö pääsee alkamaan.

Osaamisen voi hankkia, kasvattaa tai tuoda kumppanilta

Yhden ihmisen rekrytointi täydentää tiimiä, ja se on usein juuri oikea ratkaisu, kun tarve on rajattu. Jos koko toimintatapa muuttuu, tilanne on toinen. Esimerkiksi tekoälyä hyödyntävä palkkahallinto vaatii yleensä useamman tekijän ja yhteisen toimintatavan, jonka johto on päättänyt.

Kun muut esteet on käyty läpi ja osaamisen puute jää jäljelle, osaamisen voi hankkia rekrytoimalla, kasvattaa talon sisällä tai tuoda kumppanilta.

Kun tarvitaan sekä uusi tekijä että uutta osaamista, rekrytoiva koulutus yhdistää reitit. Osaaja aloittaa työt ohjelman alussa ja oppii ne yrityksen omilla välineillä samalla, kun hän osallistuu alan koulutuksiin. Yritys tekee rekrytointipäätöksen vasta nähtyään hänet työssä, joten valinta perustuu siihen, miten hän toimii juuri yrityksen omissa prosesseissa.